Digitale Wohnungsübergabe mit Mängelmanagement und Datensharing

Das zuvor angewandte Verfahren bei Wohnungsübergaben war arbeitsintensiv: Die Protokollvorlagen wurden in Word vorgefertigt, vor Ort handschriftlich ausgefüllt und mit Durchschlagpapier vervielfältigt. Die Anmeldungen der Mieter bei der Nebenkostenabteilung und beim Energieversorgungsunternehmen waren ebenfalls mit viel Schriftverkehr einhergegangen. Protokolle für die Ablage scannen, Wohnungsgeberbestätigungen für die Meldebehörde ausstellen, Mängel in das System eingeben, Informationen in das Mieterportal einpflegen – die Liste der Aufgaben war lang und die meisten Vorgänge mussten manuell angeschoben werden.

Um die Wohnungsabnahmen inklusive Mängel- und Protokollmanagement im Neubauensemble Welfengarten effizienter zu gestalten, hat die Bayerische Hausbau nun mithilfe von edr software sämtliche Abläufe zwischen den Akteuren digitalisiert und automatisiert. Im Zuge dieser Automatisierung kamen verschiedene Anwendungen zum Einsatz: Eine Formularmanagement-Software, ein digitales Mängelmanagement-System und eine Software, die Unternehmensdaten aus internen und externen Systemen automatisch synchronisiert.

„Ganz oben auf unserer Agenda stand die Einführung eines digitalen Protokolls für die Wohnungsübergaben – mit der Bedingung, dass es sich mit unserem internen SAP-System für Stammdaten, der Mängelmanagementlösung und unserer Mieterplattform koppeln lässt“, sagt Anna Brunert, kaufmännische Objektmanagerin bei der Bayerischen Hausbau.

Mit den vordefinierten Elementen des Formularmanagers ließen sich alle inhaltlichen Anforderungen an das digitale Übergabeprotokoll maßgeschneidert umsetzen, etwa die Mängelerfassung mit Bild, fotografische Dokumentation von Zählerständen, die einfache Generierung von Wohnungsgeberbestätigungen oder von Listen für die Mieteranmeldung beim Strom- und Wasserversorger.

Mithilfe des Schnittstellenmanagements und der Mängelmanagement-Software werden alle Mängeldaten automatisch synchronisiert. Die Verantwortlichen erhalten Updates, sobald Vorgänge angestoßen wurden und sind somit immer über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert.

„Seit der intelligenten Verkettung der Prozesse und Systeme sorgen wir mit deutlich geringerem Arbeitsaufwand als zuvor für höchste Dokumentations- und Servicequalität“, berichtet Asset Manager Kilian Seestaller, der das Digitalisierungsprojekt mit auf den Weg gebracht hat. Durch die automatisierten Workflows entfallen organisatorische Tätigkeiten und lange Durchlauf- und Liegezeiten, wodurch sich alle Beteiligten Arbeitszeit sparen. Das Ergebnis: Die Abläufe haben eine feste Reihenfolge, sind transparent und weniger fehleranfällig.

Nach den guten Erfahrungswerten im Welfengarten hat die Bayerische Hausbau nun ein zweites Projekt auf den Weg gebracht. Das digitale Übergabeprotokoll soll künftig auch auf die gewerbliche Vermietung übertragen werden und stellt derzeit in der Concept Shopping Mall BIKINI BERLIN seine Effizienz unter Beweis. Im Anschluss will das Immobilienunternehmen das mobile Verfahren auf alle Liegenschaften im Bestand ausweiten und auch für Käuferübergaben bei Neubauprojekten im Bauträgergeschäft anwenden.